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Dokumentenidentifikation DE602004002777T2 04.10.2007
EP-Veröffentlichungsnummer 0001631023
Titel Vorrichtung zur Behandlung von E-Mails in einer Mehrbenutzer-Umgebung
Anmelder Opportunity Solutions A/S, Hellerup, DK
Erfinder Lauridsen, Anton Christian, 4370 Store Merlose, DK;
Brandt, Henrik John, 2400 Kobenhavn NV, DK
Vertreter Eisenführ, Speiser & Partner, 20457 Hamburg
DE-Aktenzeichen 602004002777
Vertragsstaaten AT, BE, BG, CH, CY, CZ, DE, DK, EE, ES, FI, FR, GB, GR, HU, IE, IT, LI, LU, MC, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, TR
Sprache des Dokument EN
EP-Anmeldetag 31.08.2004
EP-Aktenzeichen 040774317
EP-Offenlegungsdatum 01.03.2006
EP date of grant 11.10.2006
Veröffentlichungstag im Patentblatt 04.10.2007
IPC-Hauptklasse H04L 12/58(2006.01)A, F, I, 20060220, B, H, EP

Beschreibung[de]

Die vorliegende Erfindung betrifft ein System und ein Verfahren zur Handhabung elektronischer Mail in einer von mehreren Benutzern geteilten Umgebung. Des Weiteren betrifft die Erfindung ein computerlesbares Medium zum Implementieren eines solchen Systems in einem Computernetzwerk.

In der zurückliegenden Dekade hat die Kommunikation mittels elektronischer Mail (E-Mail) laufend zugenommen. In einem laufend zunehmendem Ausmaß ersetzt diese E-Mail-Korrespondenz die normale postalische Briefkorrespondenz, nicht nur persönliche, private Korrespondenz, sondern auch geschäftsbezogene Informationen werden zunehmend über Mail ausgetauscht. Aktuelle Umfragen zeigen, dass etwa 60% der geschäftsbezogenen Informationen und Dokumente in einem Geschäftsbüro als E-Mails verteilt und gespeichert werden.

In vielen Büros ist ein elektronisches Mailsystem im Computernetzwerk des Büros installiert und die Büroangehörigen sind mit ihrer individuellen E-Mail-Adresse und zugeordneter Mailbox ausgerüstet, mit welcher die individuellen Personen ihre E-Mails senden und empfangen, ungeachtet der Art des Mailinhalts.

In einem solchen E-Mailsystem werden E-Mails über einen Mailserver gesendet und empfangen, welcher eingehende Mail zu der Mailbox des registrierten Benutzers leitet, an den die Mail adressiert ist. Folglich werden die Mails in der Mailbox (Datenbank) der bestimmten Benutzer (Empfänger) gespeichert. Die individuellen Benutzer sind verantwortlich für die Speicherung und Protokollierung der empfangenen E-Mails, die Benutzer haben keinen Zugang zu den Mailboxen der anderen Benutzer, d.h. der Kollegen. Ein großer Anteil der Informationen, die über E-Mail kommuniziert werden, ist Dokumentation, Anzeigen, Besprechungszeitpläne mit Kollegen und Kunden. Da E-Mails, welche solche Informationen enthalten, nur von den Empfängern zugegriffen werden können, erfordert dies, dass die Benutzer ihre Information aktiv speichern und teilen müssen, so dass die Information für die Organisation zugänglich ist, so dass Kundeninformation und wichtige Geschäftsdokumente und -information innerhalb der Organisation geteilt werden. Andernfalls besteht ein beträchtliches Risiko, dass wichtige Information verloren geht, was einen nachteiligen Effekt auf das Geschäft haben kann. Das Risiko ist insbesondere vorhanden, wenn ein Unternehmensangehöriger die Organisation verlässt oder wenn Daten auf einem Laptop-Computer gespeichert sind, der ausfällt. Obwohl die Daten, welche bei jedem der registrierten Benutzer gespeichert sind, d.h. bei den individuellen Unternehmensangehörigen in einer Organisation, zurückgewonnen werden können, beispielsweise durch einen Expert-Benutzer, kann wertvolle Zeit verloren gehen.

Ein Beispiel eines Mailverwaltungssystems ist aus US 6,615,241 B1 bekannt. Aus US 6,615,241 B1 ist ein Korrespondent-zentriertes E-Mail-Verwaltungssystem bekannt, in dem auch eine Möglichkeit besteht, dass jeder Klient ein Nachricht-Korrespondent-Verhältnis aufbauen kann. Jedoch reduziert dies nicht den Umfang der E-Mails, welche in einer von mehreren Benutzern benutzten Umgebung gehandhabt werden müssen, sondern automatisiert lediglich die Organisation der E-Mails nach Korrespondent für jeden der individuellen Nutzer.

Um das Risiko des Verlustes von Information zu eliminieren, können verschiedene Prozeduren eingeführt werden, jedoch wurde bislang kein verlässliches, automatisches System eingeführt. Es ist daher das Ziel der vorliegenden Erfindung, ein automatisches Handhabungssystem zum Organisieren von E-Mails in einer von mehreren Benutzern genutzten Umgebung bereitzustellen.

Dieses Ziel wird durch ein elektronisches Mailverwaltungssystem (EMM) nach Anspruch 1 erreicht.

Durch ein System gemäß der Erfindung wird ein elektronisches Mailsystem für eine von mehreren Benutzern genutzten Umgebung bereitgestellt, worin eine E-Mail-Datenbank zusammen mit einer Sucheinrichtung bereitgestellt wird, so dass elektronische Mailelemente unabhängig von dem Server und Klienten suchbar sind. Die hierzu bislang bekannten Technologien, wie Microsoft Exchange, Lotus Notes und Novell Groupwise, beinhalten, dass E-Mails von verschiedenen Datenquellen empfangen werden, typischerweise dem Internet oder dem lokalen LAN. Die E-Mails werden zu einer oder mehreren E-Mail-Mailboxen geschickt. Gemäß des E-Mail-Verwaltungssystems (EMM) nach der vorliegenden Erfindung ist dieses Mailbox-Paradigma nicht weiter existent, da die empfangenen und gesendeten E-Mails erfasst werden und der E-Mail-Verwaltungsdatenbank zugeschickt werden und tatsächlich nicht zu den individuellen Benutzermailboxen weitergeleitet werden. Statt dessen greifen die individuellen Benutzer des EMM-Systems auf die E-Mails in der EMM-Datenbank zu, indem sie eine Anzahl von Suchanfragen ausführen. Diese Suchanfragen können vordefiniert oder direkt eingegeben sein.

Obwohl das traditionelle Mailbox-Paradigma tatsächlich in dem EMM-System gemäß der Erfindung nicht existiert, können die individuellen Benutzer diese traditionelle Mailbox simulieren, indem sie ein Protokoll gemäß einer vordefinierten Suche in der EMM-Datenbank erstellen. Zum Beispiel ist bei einer Suche nach E-Mails, in denen der eigene Name des Benutzers in den Datenfeldern „to", „Cc" oder „Bcc" der Hinweissätze vorhanden ist, das resultierende Protokoll gleich der traditionellen Inbox, die aus traditionellen E-Mail-Systemen bekannt ist. In gleicher Weise kann ein „sent items" („gesendete Mail")-Protokoll erstellt werden.

Jedoch ist der einzigartige Vorteil des E-Mail-Verwaltungssystems gemäß der Erfindung, dass jede Art von Protokoll erstellt werden kann, unabhängig von den Empfängern oder Sendern. Wie erkannt werden wird, erlaubt das EMM-System gemäß der Erfindung eine unendliche Anzahl von Möglichkeiten des Zugriffs auf E-Mails im Gegensatz zu den traditionellen Systemen, welche nur einen Weg des Zugriffs auf E-Mails ermöglichen, d.h. die direkte Übertragung zu einer Mailbox.

Durch das EMM-System gemäß der vorliegenden Erfindung erlauben die Möglichkeiten in dem EMM-System eine vollständig neue Gedankenstruktur innerhalb einer Organisation, welche die Ergebnisse der Organisation, wie den Kundenservice, die Produktivität und die Gewinnmargen, ebenso wie eine Kooperation über Abteilungen hinweg innerhalb einer Organisation erleichtern kann.

Zum Beispiel ist es durch das EMM-System möglich, ein Protokoll zu erstellen, welches alle E-Mail-Korrespondenz in Bezug auf einen bestimmten Kunden enthält, oder ein bestimmtes Aktenzeichen, einen bestimmten Betreff, etc. Hierdurch sind Benutzer in einer von mehreren Benutzern genutzten Umgebung nicht abhängig von der Präsenz des anderen in der Organisation, um die Information zu erhalten und das Risiko, nicht alle relevanten Informationen betreffend einer bestimmten Aktivität zu erhalten wird vermieden oder zumindest wesentlich reduziert, beispielsweise weil ein Kollege abwesend ist, die Organisation verlassen hat oder die Information nicht durch Weiterleiten relevanter E-Mails mit anderen relevanten Kollegen geteilt hat.

Die Schwierigkeiten in der Protokollierung der Mail durch die traditionellen E-Mail-Systeme liegen in dem Prinzip begründet, dass empfangene und gesendete E-Mail zu den individuellen Mailboxen geschickt werden, woraufhin die Mail nicht mehr in dem „Postamt" des Mailservers verfügbar ist. Das traditionelle E-Mail-Post-Office kann eher als ein Verweisungsmechanismus als eine Datenbank betrachtet werden. Diese Ausgestaltung des traditionellen E-Mail-Systems ist historisch gegründet auf eine Peer-to-peer-Kommunikation, worin Informationen typischerweise zwischen zwei Individuen ausgetauscht werden. Die Idee einer Mailbox ist eine grundlegende Gestaltungskomponente von den traditionellen Systemen, aber durch die Erfindung wird erkannt, dass diese grundliegende Idee erfolgreiche Bemühungen, um E-Mail-Systeme an IT-Zusammenarbeits-Systeme, worin Information archiviert und protokolliert und für eine Vielzahl von Benutzern zugänglich gemacht wird, zu adaptieren, verhindert.

In dem System gemäß der Erfindung beinhalten die Erfassungsmittel Mittel zum Formatieren jeder abgehörten elektronischen Mail. Des weiteren wird diese formatierte elektronische Mail an die E-Mail-Verwaltungsdatenbank (EMM DB) kopiert. Hierdurch werden die E-Mails in der Datenbank in einem suchbaren Format gespeichert.

Vorzugsweise ist die EMM-Datenbank eine Verhältnisdatenbank, vorzugsweise gehosted auf einem SQL-Server. Hierdurch wird eine durchsuchbare Datenbankstruktur bereitgestellt, welche die Protokollierungsmittel des EMM-Systems gemäß der Erfindung vereinfacht.

Die Daten in dem Hinweissatz beinhalten eine Hinweismitteilung für jede E-Mail, wobei die Hinweismitteilung Informationen aus dem E-Mail-Kopf enthält, beinhaltend wenigstens eine der folgenden Daten: Empfangszeit (Datum); Information betreffend den Absender („von"); Informationen betreffend den Empfänger oder die Empfänger („an"); Information betreffend die Kopieempfänger („cc") und/oder Blindkopieempfänger („bcc"); Nachrichtidentifikation; Referenzdaten, wie „in Beantwortung zu"; Betreff; Kommentare und Schlüsselwörter.

Diese „Metadaten" in der Hinweismitteilung werden in der EMM-Datenbank gespeichert, so dass die E-Mail, an welche der Hinweissatz angefügt ist, einfach identifizierbar und daher wieder auffindbar ist.

Vorzugsweise ist das EMM ausgebildet, um mit jeglichen SMTP-protokollbasierten E-Mail-Systemen zusammenzuarbeiten. Hierdurch kann das EMM-System gemäß der Erfindung auf bestehenden Systemen als „add-on" Modul zu einem traditionellen E-Mail-System implementiert werden.

Die spezifizierte Gruppe von Benutzern, welche den Erfassungsmitteln zugeordnet ist, sind vorzugsweise alle Benutzer in der Mehrfachbenutzerumgebung, wenigstens zwei Benutzer. Durch Einbeziehen aller Benutzer, d. h. aller Klienten zu dem Server, kann eine allumfassende Protokollierung von allen E-Mails sichergestellt werden. Es wird erkannt werden, dass die Mehrfachbenutzerumgebung eine mehrseitige Kundenumgebung sein kann; jede Seite hat einen lokalen Client-Server oder die Mehrfachbenutzerumgebung kann eine einfachseitige Kundenumgebung sein, mit einem einzelnen Client-Server.

Vorzugsweise beinhalten die Mittel zum Erzeugen eines Protokolls E-Mail-Verwaltungsdialogmittel für jeden Benutzer zum Anzeigen des Eingangs und des Ausgangs von E-Mails. Durch diese Dialogmittel (Toaster) kann eine Interaktion zwischen den Benutzern und dem EMM-System ausgeführt werden und ein Zeichen für den Benutzer gesetzt werden, welches eine E-Mail, die zu protokollieren ist, anzeigt. Mit dem Begriff Protokollieren ist eine Operation gemeint, worin der Benutzer entscheidet, ob eine E-Mail für ein Suchergebnis verfügbar sein sollte oder nicht. Die Dialogmittel können bereitstellen, die Zustimmung des Benutzers zum Protokollieren für jede ankommende und verlassende E-Mail nachzusuchen.

Die Dialogmittel können einen Hinweiszeitplaner beinhalten, welcher Mittel zum Aktualisieren der Protokollierungsmittel aufweist, wobei die Mittel zum Aktualisieren ein vordefiniertes, protokollierbares Akzeptanzkriterium beinhalten. Dieses protokollierbare Akzeptanzkriterium ist entweder wenn die spezifische E-Mail zu mehreren Benutzern gesendet wurde, dass alle Benutzer akzeptieren müssen, dass die spezifische E-Mail protokolliert wird; oder dass die Protokollierung ausgeführt wird, wenn nur einer der Benutzer die spezifische E-Mail zur Protokollierung akzeptiert.

In einer alternativen Ausführungsform können die Dialogmittel eine automatische Protokollierung für jede ankommende und ausgehende E-Mail vorsehen.

In einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung kann eine Vielzahl von Protokollen erstellt werden, und ein kombiniertes Protokoll kann erstellt werden durch Vergleichen von zwei oder mehr der mehreren Protokolle durch Bool'sche Operatoren.

Die Erfindung betrifft auch ein Verfahren zum Verwalten von E-Mails in einer von mehreren Benutzern genutzten Umgebung auf einem System wie gemäß des ersten Aspekts der Erfindung beschrieben. Gemäß eines dritten Aspekts der Erfindung wird ein computerlesbares Medium bereitgestellt, welches einen computerlesbaren Programmcode aufweist, der bei Ablauf auf einem Computersystem die Computermittel so anweist, dass das Verfahren zum Verwalten von E-Mails gemäß der Erfindung ausgeführt wird und dadurch ein EMM-System gemäß der Erfindung auf dem Computersystem implementiert wird.

Nachfolgend wird die Erfindung in Bezug auf eine bevorzugte Ausführungsform der Erfindung und unter Bezugnahme auf die anhängenden Zeichnungen beschrieben, worin:

1 eine prinzipielle Darstellung eines traditionellen Mail-Systems ist;

2 eine prinzipielle Darstellung eines Mail-Systems gemäß der Erfindung ist;

3 eine schematische gegenständliche Darstellung eines elektronischen Mailverwaltungssystems gemäß einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung ist;

4 eine schematische Darstellung eines elektronischen Mailverwaltungssystems gemäß einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung ist; und

5 eine Wiedergabe eines Datenflusses zum Empfangen und Protokollieren elektronischer E-Mail ist.

Wie gezeigt in 1 wird in einem traditionellen Mail-System in einer Organisation, welche mehrere Benutzer umfasst, ein elektronischer Mailgegenstand 10 empfangen und in einem zugewiesenen Speicherplatz 20 des Empfängers gespeichert. Die Mail wird in der Eingangsbox 30 des Empfängers gezeigt, wo die Mail gelesen und zu anderen Teilnehmern 31 der Organisation weitergeleitet (siehe Pfeil 40) werden kann. Wenn der Mailgegenstand nicht weitergeleitet wird, können die anderen Teilnehmer 31 nicht auf die Information in der Mail zugreifen.

Wie prinzipiell in 2 gezeigt, wird dieses Problem mit einem Mailhandhabungssystem gemäß der Erfindung überwunden. Wie in 2 gezeigt, wird die eingehende Mail 10 in einer elektronischen Mailverwaltungsdatenbank 50 (EMM DB) gespeichert. In dieser EMM-Datenbank 50 ist es möglich, eine dynamische Suche 60 auszuführen, wobei die Benutzer, welche Zugriff auf das Computernetzwerk in der Organisation haben, relevante Information, die zu jeglichem Teilnehmer 32 der Organisation in einer elektronischen Mail kommuniziert wurde, gewinnen können. Eine Suchstruktur wird definiert, so dass an den Arbeitsstationen in dem Computernetzwerk die Benutzer eine Suchanfrage definieren können und alle E-Mails, die mit den benutzerdefinierten Kriterien übereinstimmen, welche in dieser Suchanfrage definiert sind, auffinden kann.

Die Suchanfragen können sowohl gesendete als auch empfangene E-Mails zu/von den Mailadressen der Benutzer auf dem Computernetzwerk beinhalten. Erfassungsmittel (ECA) fangen alle eingehenden und ausgehenden E-Mails auf dem Austauschserver ein. Ein Hinweissatz wird erzeugt, beinhaltend einen Satz von Metadaten, durch Protokollierungsmittel (EMP) für jede Mail. Der Hinweissatz wird in der EMM-Datenbank gespeichert.

Die EMM (E-Mail-Management) Anwendung gemäß der Erfindung überwacht den Austauschserver in einem Computernetzwerk nach eingehender und ausgehender E-Mails für eine spezifizierte Gruppe von Benutzern, z.B. alle Benutzer auf dem Server. Die überwachten E-Mails werden innerhalb einer zentralen Datenbank gespeichert. Während des Ausführens des Speicherns einer E-Mail wird auch ein Hinweis zu dem Anzeigesystem des eingeloggten EMM-Benutzers gesendet, welcher die Ankunft/den Ausgang der E-Mail anzeigt und nach der Zustimmung des Benutzers zur Protokollierung nachsucht. Abhängig von der Antwort des EMM-Benutzers wird die E-Mail protokolliert. Sollte der EMM-Benutzer darin versagen, auf die Hinweisanzeige innerhalb eines vordefinierten Fensters zu antworten, kann dies in der Arbeitsreihenfolge in dem EMM-Speicher gespeichert werden. Der Benutzer kann die Arbeitsreihenfolge über die Wiedergabe zugreifen und kann die E-Mails zu einem späteren, passenden Zeitpunkt protokollieren.

Bezugnehmend auf 3 werden die Untersysteme eines E-Mail-Verwalters (EMM) gemäß der bevorzugten Ausführungsform der Erfindung schematisch beschrieben.

Datenspeicher:

Im Kern der EMM sind zwei Datenspeicher:

  • 1. EMM-DB. Dies ist der Hauptdatenspeicher. Der EMM-DB beinhaltet alle E-Mails, welche von dem ECA empfangen wurden. Der EMM-DB beinhaltet weiterhin alle Metadaten, die durch eine Anwendung erzeugt wurden, welche das EMM benutzt.
  • 2. QUERY-DB. Die ist der Datenspeicher, welcher die vordefinierten und ad-hoc erzeugten EMM Suchanfragen beinhaltet. Vordefinierte Suchanfragen könnten Eingangsbox Simulationssuchanfragen sein. Ad-hoc Suchanfragen könnten eine Anfrage für alle E-Mails von/zu einem spezifischen Kunden sein.

Die zwei Datenspeicher können einfach auf dem gleichen physikalischen Server liegen – und vorzugsweise in einer SQL Umgebung.

EMM Zugriffssteuerung (EAC):

Die EAC ist ein umgebungsspezifischer Sicherheitsmechanismus, welcher spezifischen EMM-Benutzern Zugriff zu Gegenständen in der EMM-DB und QUERY-DB gewährt/verweigert. Dies wird ermöglichen, vertrauliche Informationen zu schützen. In einer Microsoftumgebung wird die EAC eine Erweiterung des Active Directory (AD) sein.

EMM Erfassungsagent (ECA):

Der ECA ist verantwortlich zum Erfassen von E-Mails von der E-Mail-Quelle und zum Speichern dieser in der EMM-DB. Eine E-Mail-Quelle könnte ein E-Mail-System für grundsätzliche Zwecke sein, wie Microsoft Exchange, Lotus Notes oder Novell GroupWise. Die E-Mail-Quelle könnte auch eine direkte SMTP (Simple Mail Transport Protocol) Quelle sein.

EMM Metadatenprovider (EMP):

Der EMP ist eine umgebungsspezifische Anwendung, welche Metadaten zu den E-Mails in der EMM-DB hinzufügt.

EMM Suchanfragenbilder (EQB):

Der EQB ist eine umgebungsspezifische Anwendung zum Erzeugen vordefinierter und ad-hoc Suchanfragen.

Suchanfragenergebnisformatierer (QRF):

Der QRF ist eine umgebungsspezifische Anwendung, welche die Ergebnisse einer Suchanfrage von dem QUERY-DB gegen den EMM-DB darstellt. Der QRF kann die Ergebnisse als eine Zusammenstellung in der E-Mail-Anwendung des Benutzers (wie Microsoft Outlook) wiedergeben, als eine Webseite, als eine Datenliste in einem Spreadsheet, als eine Erweiterung zu einem ERP-System (wie Microsoft Navision) als eine Erweiterung zu einem CRM-System (wie Microsoft CRM) auf einer mobilen Vorrichtung, etc.

Bezugnehmend zu 4 beinhaltet ein Hinweissatz 52 eine E-Mail 10 und einen Satz von zugeordneten Metadaten 54. Dieser Hinweissatz 52 wird in der EMM-Datenbank 50 gespeichert. Durch den Inhalt der Metadaten 54 ist die E-Mail 10 suchbar und kann in einem benutzerdefinierten Protokoll 62 ausgewählt werden. Ein benutzerspezifisches Protokoll 62 kann durch Definieren einer Suchanfrage 70, welcher eines oder mehrere Suchkriterien 72, 74 beinhaltet, erstellt werden. Die Suchkriterien können mit jeglicher Art eines Bool'schen Operators, z.B. „und", „oder", „und nicht" verglichen werden.

Ein zweites Protokoll 64 kann erstellt werden durch Vergleichen von zwei oder mehreren Durchsuchungen 62.1; 62.2, um ein neues Protokoll 64 auszubilden. Auf diese Weise ermöglicht die dynamische Sucheinrichtung dem Benutzer, fortgeschrittene Suchen nach relevanten E-Mails in der EMM-Datenbank auszuführen.

Die Speicherung von E-Mails in einem EMM-System gemäß der Erfindung bietet viele Vorteile, wie zuvor beschrieben. Es wird auch erkannt werden, dass es vorteilhaft ist, eine ausreichend große Speicherkapazität bereitzustellen, so dass keine E-Mails gelöscht werden müssen aufgrund fehlenden Speicherplatzes in dem zentralen Server in der Organisation. Der benötigte Speicherplatz wird auch minimiert, da nur eine Kopie einer E-Mail gespeichert zu werden braucht, selbst wenn sie zu einer Mehrzahl von Empfängern gesendet wird. Indem eine Löschfunktion in dem EMM-System nicht bereitgestellt wird, wird eine einzigartige vollständige elektronische Maildokumentation für die Organisation bereitgestellt, welche ein EMM-System installiert hat.


Anspruch[de]
Managementsystem für elektronische Mail (EMM) zur Verwaltung elektronischer Mails in einer von mehreren Benutzern geteilten Umgebung, worin die eingehenden elektronischen Mails (10) der Benutzer von externen Korrespondenten gesendet und empfangen werden und das System einen gemeinsamen Mailserver mit einer zentralen Abspeicherung beinhaltet, worin elektronische Mailelemente der Benutzer gespeichert und wieder aufgefunden werden können, das System umfassend:

Erfassungsmittel (ECA) zum Überwachen des ein- und ausgehenden elektronischen Mailverkehrs auf dem Mailserver für eine bestimmte Gruppe von Benutzern und zum Abhören der ein- und ausgehenden E-Mails; worin die Erfassungsmittel (ECA) Mittel zum Formattieren jeder abgehörten elektronischen Mail (10) beinhalten,

Protokollierungsmittel (EMP) zum Erzeugen eines Hinweissatzes (52) von einem Satz von E-Mail-Informationsdaten für jede der abgehörten elektronischen Mails (10);

eine elektronische Mailverwaltungsdatenbank (EMMDB) (50), welche die Hinweissätze (52) und die zugeordneten elektronischen Mails (10) in einer Verhältnisdatenbank speichert, so dass alle Hinweissätze (52) und alle zugeordneten elektronischen Mails (10) für alle Benutzer in der Mehrfachbenutzerumgebung mittels einer Suchanfrage (EQB) zugreifbar sind; und wobei die Erfassungsmittel (ECA) weiter Mittel zum Kopieren der formatierten elektronischen Mail zu der elektronischen Mailverwaltungsdatenbank (EMMDB) beinhalten; und worin das EMM-System nicht mit einer Löschfunktion versehen ist;

Mittel (QRF) zum Erstellen eines Protokolls (62) von elektronischen Mails (10) aus den Hinweissätzen (52) in der elektronischen Mailverwaltungsdatenbank (EMMDB) durch definieren einer Suchanfrage (EQB) und Übersenden der Suchanfrage (EQB) an eine Suchmaschine zum Auswählen einer benutzerdefinierten Serie von Informationsdaten aus den Hinweissätzen (52) und den zugeordneten E-Mails (10) in der elektronischen Mailverwaltungsdatenbank (EMMDB).
System nach Anspruch 1, worin die Verhältnisdatenbank (EMMDB) der elektronischen Mailverwaltung auf einem SQL-Server gehostet ist. System nach einem der Ansprüche 1 oder 2, worin die Protokollierungsmittel (EMP) zum Erzeugen eines Protokolls (62, 64) eine Suche nach wenigstens einem Auswahlkriterium in dem Hinweissatz (52) beinhaltet zum Erzeugen eines Protokolls von E-Mails (10) unter den Eingängen in die elektronische Mailverwaltungsdatenbank (EMMDB). System nach Anspruch 3, worin die Daten in dem Hinweissatz (52) eine Hinweismitteilung für jede E-Mail (10) beinhalten, wobei die Hinweismitteilung (54) Informationen aus dem E-Mail-Kopf enthält, beinhaltend wenigstens eine der folgenden Daten: Empfangszeit (Datum); Information betreffend den Absender („von"); Informationen betreffend den Empfänger oder die Empfänger („an"); Information betreffend die Kopieempfänger („cc") und/oder Blindkopieempfänger („bcc"); Nachrichtidentifikation; Referenzdaten, wie „in Beantwortung zu"; Betreff; Kommentare und Schlüsselwörter. System nach einem der Ansprüche 1 bis 4, worin das elektronische Mailverwaltungssystem EMM ausgebildet ist, um mit jeglichen SMTP-Protokollbasierten E-Mail-Systemen zusammenzuarbeiten. System nach einem der Ansprüche 1 bis 5, worin die spezifizierte Gruppe von Benutzern (32), welche den Erfassungsmitteln (ECA) zugeordnet ist, alle Benutzer in der Mehrfachbenutzerumgebung sind, wenigstens zwei Benutzer. System nach einem der Ansprüche 1 bis 6, worin die Mehrfachbenutzerumgebung eine Mehrseiten-Kundenumgebung ist, von denen jede Seite einen lokalen Clientserver aufweist. System nach einem der Ansprüche 1 bis 7, worin die Mehrfachbenutzerumgebung eine Einfachseiten-Kundenumgebung ist, mit einem einzelnen Clientserver. System nach Anspruch 1, worin die Protokollierungsmittel (EMP) zum Erzeugen eines Protokolls E-Mail-Verwaltungs-Dialogmittel beinhalten für jeden Benutzer zum Anzeigen des Eingangs und des Ausgangs von E-Mails. System nach Anspruch 9, worin die Dialogmittel zur Suche nach Übereinstimmung zum Protokollieren für jede eingehende und ausgehende E-Mail ausgebildet sind. System nach Anspruch 9, worin die Dialogmittel für eine automatische Protokollierung für jede eingehende und ausgehende E-Mail ausgebildet sind. System nach einem der Ansprüche 9 bis 11, worin die elektronischen Mail-Protokollierungsmittel (EMP) beinhalten:

– eine Hinweisqueue,

– einen Hinweisserver,

– einen Hinweislader,

– einen Hinweiszeitplaner, und

– die Speicherung der Verhältnisdatenbank der E-Mail-Verwaltung (EMMDB).
System nach Anspruch 12, worin der Hinweiszeitplaner Mittel zum Aktualisieren der Protokollierungsmittel (EMP) beinhaltet, wobei die Aktualisierungsmittel ein vordefiniertes, protokollierbares Akzeptanzkriterium beinhalten. System nach Anspruch 13, worin das protokollierbare Akzeptanzkriterium entweder darin besteht, dass, wenn die spezifische E-Mail (10) zu mehreren Benutzern gesendet wurde, alle Benutzer akzeptieren, dass die spezifische E-Mail (10) protokolliert wird, oder, wenn nur einer der Benutzer die spezifische E-Mail (10) zur Zusammenfassung akzeptiert, das Protokollieren ausgeführt wird. System nach einem der Ansprüche 1 bis 14, worin die Mittel (QRF) zum Erzeugen einer Zusammenfassung (62) von E-Mails ausgebildet sind zum Bereitstellen einer Mehrzahl von Protokollen. System nach Anspruch 15, worin die Mittel (QRF) ausgebildet sind zum Erzeugen eines kombinierten Protokolls (64), indem zwei oder mehr von den mehreren Protokollen (62) durch Boolsche Verknüpfungen verglichen werden. Verfahren zum Protokollieren von elektronischer Mail (10) in einer geteilten Mehrfachbenutzerumgebung, worin die eingehenden elektronischen Mails (10) der Benutzer von externen Korrespondenzen empfangen und gesendet werden, das System beinhaltend einen gemeinsamen Mailserver mit einer zentralen Speicherung, worin elektronische Mailbestandteile der Benutzer gespeichert werden und wiedergefunden werden können, das Verfahren beinhaltend die Schritte:

– Überwachen des ein- und ausgehenden elektronischen Mailverkehrs (10) auf dem Mailserver zu und von den Benutzern des Servers und Abhören wenigstens einer Auswahl der ein- und ausgehenden E-Mails,

– Erzeugen eines Hinweissatzes (52) von einem Satz von E-Mail-Informationsdaten für jede abgehörte elektronische Mail (10), beinhaltend Formattieren jeder abgehörten elektronischen Mail (10); und Speichern der Hinweissätze (52) und der zugeordneten elektronischen Mail (10) in einer Verhältnisdatenbank (EMMDB) der elektronischen Mailverwaltung, indem die formatierten elektronischen Mails in die E-Mail-Verwaltungsdatenbank (EMMDB) kopiert werden, wobei das EMM-System nicht mit einer Löschfunktion versehen ist, so dass alle Hinweissätze (52) und alle zugeordneten elektronischen Mails (10) für alle Benutzer der Mehrfachbenutzerumgebung mittels einer Suchanfrage (EQB) zugreifbar sind;

– Erzeugen eines benutzerspezifischen Protokolls (62) von E-Mails (10) aus den Hinweissätzen (52) in der elektronischen Mailverwaltungsdatenbank (EMMDB) durch Definieren einer Suchanfrage (EQB) und Übersenden der Suchanfrage (EQB) an eine Suchmaschine zum Auswählen einer benutzerdefinierten Reihe von Informationsdaten aus den Hinweissätzen (52) und den zugeordneten E-Mails (10) in der elektronischen Mailverwaltungsdatenbank (EMMDB).
Verfahren nach Anspruch 17, worin der Schritt des Erzeugens eines Protokolls (62) ein Dialogmittel der E-Mail-Verwaltung für jeden Benutzer beinhaltet zum Anzeigen des Eingangs und Ausgangs von E-Mails (10). Verfahren nach Anspruch 18, worin die Dialogmittel ausgebildet sind zum Suchen nach Übereinstimmung zur Protokollierung für jede eingehende und ausgehende E-Mail (10). Verfahren nach Anspruch 18, worin die Dialogmittel ausgebildet sind zum automatischen Protokollieren für jede eingehende und ausgehende E-Mail (10). Verfahren nach einem der Ansprüche 17 bis 20, worin der E-Mail-Zusammenfassungsschritt das Aktualisieren der Protokollierungsmittel (EMP) beinhaltet, wobei die Aktualisierungsmittel ein vordefiniertes, protokollierbares Akzeptanzkriterium beinhalten. Verfahren nach Anspruch 21, worin das protokollierbare Akzeptanzkriterium entweder, wenn die spezifische E-Mail (10) an mehrere Benutzer gesendet worden ist, darin besteht, dass alle Benutzer akzeptieren, dass die spezifische E-Mail (10) protokolliert wird, oder, wenn nur einer der Benutzer akzeptiert, dass die spezifische E-Mail (10) protkolliert wird, das Protokollieren ausgeführt wird. Verfahren nach den Ansprüchen 17 bis 22, worin der Schritt des Erzeugens eines Protokolls (62) von E-Mails (10) ausgebildet ist zur Bereitstellung einer Mehrzahl von Protokollen. Verfahren nach Anspruch 23, worin eine kombinierte Zusammenfassung (64) erstellt wird, indem zwei oder mehr der mehreren Protokolle (62) durch Boolsche Operatoren verglichen werden. In einem Computer verwendbares Medium, welches computerlesbare Programmcodemittel aufweist, bereitstellend ein E-Mail-Verwaltungssystem zum Protokollieren von elektronischer Mail (10) in einer geteilten Mehrfachbenutzerumgebung, worin die eingehenden elektronischen Mails (10) der Benutzer von externen Korrespondenten gesendet und empfangen werden, das System beinhaltend einen gemeinsamen Mailserver mit einer zentralen Speicherung, worin elektronische Mailbestandteile der Benutzer gespeichert werden und wiederaufgefunden werden können, wobei der computerlesbare Programmcode Mittel zum Ausführen aller Schritte des Verfahrens nach Anspruch 17 umfasst.






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